Ошибки в кассовой дисциплине у предпринимателей. Алгоритм исправления

Проводя расчетные операции с покупателями за приобретаемые товары в розничной торговле, кассиры нередко допускают ошибки на кассовом оборудовании, платежных терминалах, и не всегда причина в непредвиденных ситуациях: отключение электроэнергии, изменение напряжения в сети и т.д.

Зачастую причиной ошибок является человеческий фактор, а в результате в конце рабочего дня (смены) сумма наличных в кассовом ящике оборудования может не совпадать с суммой, отраженной в Z-отчете при закрытии смены.

Порядок использования кассового оборудования, платежных терминалов и приема наличных денежных средств, безналичных денежных средств при осуществлении расчетов в соответствии с банковским законодательством, в т.ч. посредством банковских платежных карточек, QR-кодов и (или) мобильных приложений при продаже товаров в розничной торговле регулируются постановлением № 924/16.

В настоящее время все кассовые суммирующие аппараты (далее – КСА), используемые для приема наличных денежных средств и (или) денежных средств при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек при продаже товаров, оснащены средством контроля налоговых органов (далее – СКНО) (подп. 2.6 постановления № 924/16).

Информация о денежных средствах, принятых продавцами товаров с использованием КСА, подключенного к СКНО, поступает в центр обработки данных системы контроля кассового оборудования (далее – СККО).
Официальный сайт СККО: https://skko.by/

Налоговые органы Республики Беларусь рекомендует продавцам мониторить соответствие выручки, проведенной через КСА, и информации, содержащейся в СККО. Цель мониторинга – контроль поступления в СККО полной и достоверной информации о продажах (выручке), проведенной через КСА продавца. Периодичность проведения такого мониторинга торговая организация определяет самостоятельно с учетом количества используемого кассового оборудования (далее – КО) и специфики деятельности организации, но не реже 1 раза в месяц, после 10-го числа месяца, следующего за истекшим.

В ходе мониторинга сопоставляют:

– информацию, поступившую в СККО из платежных документов, с информацией, отраженной в бумажных Z-отчетах;

– информацию, поступившую в СККО из Z-отчетов, с информацией, отраженной в бумажных Z-отчетах.

С 1 декабря 2020 г. все используемые в Республике Беларусь КСА подключены к СККО, поэтому из постановления № 924/16 были исключены нормы, касающиеся ведения книги кассира, а также сама форма данной книги.

Законодательством не запрещено ведение книги кассира, поэтому организация вправе принять решение о ее ведении в целях контроля за работой кассиров.

Руководствуясь нормами постановления № 924/16, кассиры при приеме денежных средств от покупателей в случае продажи товаров, внесения авансовых платежей, предварительной оплаты, задатка, залога в розничной торговле должны использовать:

– КО, автоматические электронные аппараты и торговые автоматы – если расчет проводится с использованием наличных денежных средств;

– платежные терминалы и КО – если используются в расчете банковские платежные карточки;

– КО при проведении безналичных платежей, электронных денег при осуществлении расчетов в соответствии с банковским законодательством посредством QR-кодов и (или) мобильных приложений.

При продаже товаров в рознице помимо расчетных операций, проводимых через КО, кассиры совершают операции, обеспечивающие формирование информации о фактическом наличии денежных средств в ящике КО, включая:

– регистрацию внесения наличных денежных средств, полученных перед началом работы (смены) в денежный ящик КО;

– регистрацию изъятия суммы наличных денежных средств из денежного ящика КО.

Выполнение вышеперечисленных функций кассирами сопряжено с допущением множества ошибок при проведении расчетных операций на КО, а именно:

– ошибочно или неверно сформирован платежный документ (чек);

– перепутана операция по моменту расчета: «наличные» с «платежными карточками» или наоборот;

– проведена расчетная операция через платежный терминал при продаже товара покупателю, но не оформлен платежный документ (чек) через КО;

– не оформлена сдача в платежном документе (чеке);

– не оформлен в конце рабочего дня (смены) Z-отчет и т.д.

Алгоритм исправления ошибок, допускаемых кассирами с использованием КО

Ситуация 1. Кассир ошибочно или неверно сформировал платежный документ (чек) на КСА

Рассчитываясь с покупателем за приобретенный им товар в розничном магазине кассир допустил ошибку: при вводе на КСА продажной цены товара вместо 428 руб. провел 528 руб.


Действия кассира

При проведении операции на КСА кассиру следует не сразу нажимать клавишу «закрытие чека», а проконтролировать свои действия с помощью информации, высвечивающейся на индикаторе КСА. Убедившись, что введенная информация соответствует действительности, он может завершить формирование платежного документа (чека) нажатием клавиши «закрытие чека».

Варианты исправления ошибки зависят от того, успел ли кассир закрыть чек или нет.


Обоснование

Вариант 1. Если кассир обнаружил ошибку до закрытия чека, то ему достаточно отменить операцию в кассовом чеке или отменить весь чек (в зависимости от используемой модели КСА) и ввести верное значение суммы чека.

Вариант 2. Если ошибка обнаружена после закрытия чека, то кассир должен совершить следующие действия:

1) ошибочно сформированный и распечатанный платежный документ (чек) на сумму 428 руб. оставить себе и не выдавать покупателю. Чек не используется (не погашается) при расчетах с покупателями (п. 20 Положения № 924/16);

2) провести операцию по аннулированию ошибочно сформированного чека на КСА. Аннулированные суммы должны быть зафиксированы в отчете закрытия смены (Z-отчете) КСА;

3) сформировать правильный чек и выдать покупателю;

4) в конце рабочего дня (смены), на каждый КСА в отдельности при наличии аннулированных чеков кассир составляет реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по утвержденной форме, к которому прилагаются все ошибочно сформированные кассовые чеки за этот рабочий день (смену) (п. 4 Положения № 924/16);

5) если предпринимателем принято решение о ведении книги кассира, то итоговая сумма ошибочно сформированных чеков за рабочий день (смену) должна быть отображена в гр. 11 книги кассира, соответствующая итоговой сумме ошибочно сформированных чеков, указанной в реестре.
В данном примере это сумма составляет 428 руб.



Ситуация 2. Покупатель рассчитался платежной картой , а кассир на КСА ошибочно провел операцию «оплата наличными»

Покупатель приобрел товар в магазине на сумму 495 руб., рассчитавшись платежной картой .
Кассир провел операцию на платежном терминале, но при формировании чека на КСА вместо кнопки «Оплата картой» нажал на кнопку «Оплата наличными».
Кассир ошибку не заметил и выдал покупателю неверно сформированный платежный документ на руки. Покупатель ушел и не вернул ошибочный кассовый чек.

Ошибка обнаружена кассиром при закрытии рабочего дня (смены), после выведения Z-отчета на КСА.


Действия кассира

Ошибку, связанную с неверным вводом вида оплаты на КСА, обнаруженную кассиром после вывода Z-отчета, исправить на КСА невозможно.

Предприниматель может запросить у кассира объяснительную записку с пояснением обстоятельств совершенной ошибки.

Обоснование

Для всех КСА регистрация операции по продаже товаров за безналичный расчет по банковским платежным карточкам является обязательной. Вид платежного средства – обязательный реквизит платежного документа (чека) продажи.

Кассир должен совершить следующие действия:

– не пробивать на КСА дополнительный «правильный» чек, так как покупатель не вернулся и не отдал оригинал неверно сформированного платежного документа (чека). По этой же причине кассир не должен составлять реестр ошибочно сформированных платежных документов;

– вывести в конце рабочего дня (смены) Z-отчет, содержащий допущенную ошибку;

– по требованию предпринимателя представить объяснительную записку с пояснением обстоятельств допущенной ошибки;

– если в предпринимателем принято решение вести книгу кассира, то заполнить ее следующим образом*:

ü гр. 5, 7, 8, 9 заполняют на основании данных Z-отчета;

ü в гр. 12 указывают фактически сданную выручку за рабочий день (смену);

ü в гр. 13 заполняют остаток наличных денежных средств на конец рабочего дня (смены).

Ситуация 3. Курьер интернет-магазина продал товар без выдачи покупателю платежного документа (чека)

Покупатель заказал через интернет-магазин предпринимателя товар стоимостью 105 руб. Курьер, выполняющий функции кассира, доставил товар покупателю и принял от него наличные денежные средства, однако не оформил чек продажи на КСА.

Покупатель не выражал согласия на выдачу платежного документа (чека) в электронном виде.


Действия кассира

Кассир нарушил порядок использования КСА при продаже товара, и к продавцу будет применена административная ответственность в соответствии с законодательством.


Обоснование

При возмездной реализации товара покупателю кассир продавца должен провести сумму оплаты на КСА и выдать покупателю кассовый чек (п. 11 ст. 7 Закона Республики Беларусь от 09.01.2002 № 90-З «О защите прав потребителей»; абз. 2, 3 п. 4 Положения № 924/16). Кассовый чек подтверждает дату, время и сумму покупки товара покупателем. Если курьером не выдан такой документ, то этим действием он нарушил права покупателя и правила кассовой дисциплины.

МНС Республики Беларусь в письме от 05.04.2022 № 8-2-10/00790 «О чековых лентах» в целях поддержки торговли предложило минимизировать расход чековых лент, раньше сроков, предусмотренных постановлением № 924/16. Продавец вправе при согласии покупателя формировать и выдавать покупателю платежный документ только в электронном виде.

Для субъектов хозяйствования, использующих программные кассы, такая норма вступила в силу с 18 мая 2022 г., для субъектов хозяйствования, использующих кассовые суммирующие аппараты, – с 18 августа 2022 г.

Выдача платежных документов в электронном виде ранее указанных сроков не повлечет административной ответственности по ст. 13.15 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

В данном случае покупатель вправе совершить следующие действия:

– связаться с предпринимателем и, сообщив обстоятельства покупки товара, потребовать выдачи ему подтверждающего покупку документа. На основании полученной информации от покупателя продавец должен разобраться в ситуации и выяснить у курьера причины невыдачи покупателю чека продажи;
- оформить чек продажи на КСА и передать его покупателю; провести мероприятия по недопущению подобных случаев в дальнейшем при продаже товаров;

– сообщить о невыдаче платежного документа в контакт-центр МНС по короткому номеру 189 (стационарная сеть) или отправить сообщение на официальный сайт СККО.

За нарушение порядка приема денежных средств, а также порядка использования КСА и платежных терминалов при продаже товаров к продавцу будет применена административная ответственность в виде штрафа в соответствии с ч. 1 ст. 13.15 КоАП.


Ситуация 4. Кассир не составил акт о неисправности КСА

Предприниматель осуществляет продажу товаров через интернет-магазин. В середине рабочего дня (смены) у курьера выявилась неисправность КСА в виде возможности выведения суточного (сменного) Z-отчета. На КСА курьер прекратил работу.

По данным СККО, с начала рабочего дня (смены) на КСА и до момента обнаружения неисправности, курьером была принята от покупателей наличными денежными средствами сумма 848 руб.

Позвонив в обслуживающую организацию, курьер передал им неисправный КСА и получил на время ремонта (подмен) другой КСА.

Курьер не составил акт о неисправности КСА.

Действия кассира

При обнаружении неисправности КСА или повреждения установленного средства контроля и невозможности снятия суточного (сменного) отчета (Z-отчета) кассир должен составить акт о неисправности кассового оборудования (п. 9 Положения № 924/16).

Обоснование

Форма акта о неисправности КСА не утверждена на законодательном уровне, поэтому торговая организация вправе разработать данный документ самостоятельно.

Акт является документом, подтверждающим установленный факт неисправности КСА, и должен содержать:

– название и дату, соответствующую дате неисправности КСА (п. 113 Инструкции № 4);

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

– Ф.И.О., должность лица, его оставившего;

– причину составления акта и обстоятельства выявления неисправности КСА;

– возможность/невозможность формирования и выведения Z-отчета за смену;

– сумму денежных средств, принятую с использованием КСА за рабочий день (смену) до обнаружения неисправности (часть вторая п. 9 Положения № 924/16).

Курьер, выполняющий функции кассира, при выявлении неисправности КСА и невозможности формирования и выведения Z-отчета на нем, должен составить акт хотя бы в одном экземпляре, так как данный документ будет являться основанием для составления первичного учетного документа по отражению выручки от реализации и списания стоимости реализованных товаров.

Ситуация 5.


Кассовый суммирующий аппарат с установленным СКНО и терминал используются предпринимателем для розничной торговли по образцам без торгового объекта.
Выручка поступает нерегулярно: 1-3 раза в месяц либо ее может не быть в течение месяца.

Должны ли КСА с установленным СКНО и терминал ежедневно включаться при отсутствии выручки?

ОТВЕТ: Должны, но записи в книге кассира, если она используется, осуществляются в дни использования кассового аппарата.

На кассовом суммирующем аппарате (далее - кассовый аппарат) с установленным средством контроля налоговых органов кассир выполняет в начале рабочего дня (после открытия смены) операцию регистрации внесения наличных денежных средств, полученных перед началом работы (смены), в ящик для денег (п.5 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, денежных средств в случае осуществления расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16 (далее - Положение № 924/16)).

Режим работы торговых объектов, объектов общественного питания, продавцов, осуществляющих розничную торговлю без (вне) торговых объектов, должен соответствовать режиму работы, указанному в документе об установлении режима работы (п.4 Правил продажи отдельных видов товаров и осуществления общественного питания, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.07.2014 № 703 (далее - Правила № 703)).

Следовательно, кассовый аппарат с установленным СКНО должен быть включен в рабочий день в соответствии с режимом работы торгового объекта.
Если в режиме работы торгового объекта предусмотрены нерабочие и выходные дни, то в эти дни кассовый аппарат не включается.

Покупатели обслуживаются в установленное время работы продавца. По окончании работы продавца кассовое оборудование прекращает работу в соответствии с установленным режимом работы продавца, за исключением случаев, предусмотренных в части четвертой п.5 Правил № 703, а также при доставке товаров покупателю в оговоренные с ним место и время (п.5 Правил № 703).

Таким образом, кассовый аппарат должен включаться и использоваться в установленное время работы продавца с учетом режима работы и доставки товаров покупателю в оговоренные с ним место и время.

Кассовый аппарат используется для проведения принятых кассиром сумм денежных средств, в том числе наличных, и выдачи покупателю (потребителю) платежного документа, подтверждающего оплату товара (работы, услуги) (п.4 Положения № 924/16).